Organizacja imprez – co musisz wiedzieć? Organizacja imprezy firmowej lub uroczystości rodzinnej w plenerze lub w pomieszczeniach wymaga od organizatora przemyślanego myślenia. Na co należy zwrócić uwagę organizując event? Dowiesz się o tym poniżej.
Co to jest impreza?
Przez „wydarzenie” rozumie się formę jednorazowego lub cyklicznego spotkania w rozumieniu obowiązującego prawa. Wydarzenia można klasyfikować według różnych kryteriów. Przy ich organizowaniu należy wziąć pod uwagę miejsce wydarzenia oraz czas jego trwania. Przed przygotowaniem imprezy warto pomyśleć o jej przeznaczeniu, dekoracji miejsca, zebraniu nagród i upominków dla uczestników. Należy również pamiętać o uzyskaniu niezbędnych licencji wymaganych przez prawo, jeśli to konieczne.
Jaki jest cel działania?
Zanim zaczniesz organizować wydarzenie, zastanów się, co chcesz dzięki temu osiągnąć. W przypadku uroczystości firmowych może to wpłynąć na zwiększenie sprzedaży firmy, wyrobienie sobie określonego wizerunku. Spróbuj także zintegrować organizację wydarzenia ze środowiskiem marketingowym. Bez przemyślenia i organizacji na ostatnią chwilę imprezy firmowe mogą nie przynieść oczekiwanych rezultatów. Z drugiej strony celem zorganizowania uroczystości rodzinnej może być pogłębienie więzi między członkami rodziny.
Jak wybrać miejsce na zorganizowaną imprezę
Wybór miejsca wydarzenia zależy od charakteru, celu i zaproszonych gości. Imprezy firmowe możesz zorganizować w siedzibie firmy, na terenie lub w wynajętym namiocie. Z drugiej strony możesz przygotować się do uroczystości rodzinnych w zaciszu własnego domu. Podczas fazy planowania miejsca wypisz kilka pomysłów. Dzięki temu będziesz mógł wybrać ten, który spełni Twoje oczekiwania.
Na co zwrócić uwagę przy wyborze terminu imprezy?
Wybierając daty wydarzeń, weź pod uwagę Boże Narodzenie, Wielkanoc i inne święta państwowe. Sprawdź również, czy w dogodnym dla Ciebie terminie planowane są inne wydarzenia, w których mogą wziąć udział zaproszeni goście. Pamiętaj też, że planowanie uroczystości to zajęcie czasochłonne. Dlatego trzeba wcześniej rezerwować lokalizacje, terminy i inne atrakcje. Uzyskanie niezbędnych uprawnień może również zająć dużo czasu.
Organizujesz własne wydarzenie czy zlecasz je na zewnątrz?
Organizacja wydarzenia jest czasochłonna i może wymagać specjalistycznej wiedzy. Jeśli utrudnia Ci to prowadzenie biznesu, powierz go specjalistom, którzy zajmą się tym w ramach prowadzonej działalności. Dobrym rozwiązaniem jest zatrudnienie konsultanta, który pomoże w czynnościach konserwatorskich, urządzaniu domu czy sprzątaniu domu. Znajdzie dla Ciebie wycenę agencji eventowej, jeśli potrzebujesz szerokiego zakresu technologii: nagłośnienia, dodatkowego oświetlenia i inscenizacji.
Na co należy zwrócić uwagę przed organizacją imprez masowych?
Incydenty masowe definiuje się jako zdarzenia, w których bierze udział duża liczba uczestników. Przygotowania do imprez masowych są możliwe tylko po uzyskaniu niezbędnych zezwoleń i spełnieniu szeregu wymagań. Aby uzyskać pozwolenie, potrzebujesz pozwolenia od wójta, burmistrza lub prezydenta miasta.
Jakie są wymogi formalne przy ubieganiu się o koncesję na organizację imprezy masowej?
Organizując wydarzenie, musisz złożyć wniosek co najmniej 30 dni przed planowanym wydarzeniem. Dokument ten powinien zawierać: dane organizatora imprezy, dane osoby upoważnionej do działania w imieniu organizatora, dane kierownika ochrony, informację o miejscu i czasie imprezy, informację o przewidywanej liczbie uczestników oraz informację o czy impreza będzie płatna czy bezpłatna informacja. Do wniosku należy dołączyć: opinię Komendanta Głównego Policji o środkach niezbędnych do zapewnienia bezpieczeństwa imprezy, opinię Komendanta Państwowej Straży Pożarnej, Państwowego Inspektora Sanitarnego, plan obiektu lub terenu, dokumentację medyczną znaki, punkty ratownicze, punkty z wodą, położenie hydrantów przeciwpożarowych, dostęp publiczny i ewakuacja oraz informacje o lokalizacji służb bezpieczeństwa. Należy również dołączyć regulamin obiektu oraz sposób udzielania informacji uczestnikom imprezy masowej, program i regulamin imprezy oraz pisemne instrukcje określające zadania służb porządkowych.
A może zwykła impreza?
Dla czynności zwykłych czynności, w których liczba uczestników nie przekracza liczby określonej w ustawie o imprezach masowych. Być przygotowanym tylko dla dzieci i młodzieży lub sportowców niepełnosprawnych. Zwykłe wydarzenie można przygotować na otwartej przestrzeni lub w zamkniętym budynku.
Jakie atrakcje warto wybrać podczas imprezy?
Dobrze przygotowana impreza nie musi być nudna, a możliwości są nieograniczone. Należą do nich: muzyka na żywo, zabawy plenerowe, pokazy talentów, wspólne gotowanie. Wybierając atrakcję, weź pod uwagę oczekiwania swoich gości. Do zorganizowania dowolnego wydarzenia potrzebny jest dobry plan, czas i mnóstwo pozytywnej energii.
